Algemene voorwaarden AI Hotel
30 oktober 2025
Dit zijn de Algemene Voorwaarden van AI Hotel gevestigd aan Wilgenlaan 9 in Nederhorst den Berg en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder inschrijvingsnummer 93841418.
Artikel 1. Definities
1.1. Aangepast Voorstel: schriftelijk voorstel en alle bijlagen daarbij, die al dan niet een door Partijen overeengekomen en ondertekende Abonnement Offerte kunnen bevatten, waarvan deze Algemene Voorwaarden integraal deel uitmaken en één van de manieren is waarop Partijen een Overeenkomst kunnen sluiten.
1.2. Abonnement: het in de Abonnement Offerte aangegeven abonnement op grond waarvan Diensten worden verleend, uit hoofde van de Overeenkomst. Afhankelijk van het overeengekomen abonnement worden verschillende functies van de Dienst beschikbaar gesteld aan Klanten en kunnen er verschillende prijzen van toepassing zijn. Een Abonnement, indien overeengekomen, is een (sub)onderdeel van de Overeenkomst.
1.3. Abonnement Offerte: een aanbod voor de levering van betaalde Diensten (of Proefperiodes daarvan) aan de Klant door AI Hotel, via de Website (inclusief tijdens de registratie), opgenomen in een Aangepast Voorstel, of anderszins schriftelijk, met vermelding van de Diensten, de toepasselijke Abonnementen en/of (indien van toepassing) de Aanvullende Functies, en waarvan deze Algemene Voorwaarden een integraal onderdeel vormen.
1.4. Account: het persoonlijke account van de Eindgebruiker dat nodig is om toegang te krijgen tot (en gebruik te maken van) de Dienst.
1.5. AI Hotel: AI Hotel gevestigd te Nederhorst den Berg onder KvK-nummer 93841418.
1.6. Algemene voorwaarden: de onderhavige algemene voorwaarden van AI Hotel.
1.7. Klant: de natuurlijke- of rechtspersoon handelend in uitoefening van beroep of bedrijf, met wie AI Hotel de Overeenkomst sluit.
1.8. Diensten: alle diensten die AI Hotel aan Klant zal leveren onder de Overeenkomst zoals beschreven in het aanbod van AI Hotel, met inbegrip van maar niet beperkt tot de software-as-a-service oplossing die AI Hotel aan Klant ter beschikking stelt, waaronder begrepen kan zijn de online toegankelijke webapplicatie via de Website en/of mobiele applicaties, widgets, plug-ins, embedded scripts, API's, interface-elementen die in websites of applicaties van derden kunnen worden geïntegreerd, browser extensies, alle bijbehorende documentatie en handleidingen, evenals alle updates en upgrades hiervan. Functionaliteiten van de Diensten kunnen verschillen afhankelijk van het Abonnement dat tussen Partijen is overeengekomen.
1.9. Eindgebruikers: iedere natuurlijke persoon die onder de verantwoordelijkheid van Klant onder de Overeenkomst gebruik maakt van de Diensten, al dan niet middels zijn of haar Account.
1.10. Implementatie en Integratie: de integratie, implementatie en aanpassingen die nodig zijn voor het technisch functioneren van de Diensten in de (digitale) omgeving van Klant, en/of de installatie en configuratie die nodig zijn om volledig gebruik te kunnen maken van de Diensten.
1.11. Intellectuele Eigendomsrechten: alle rechten van intellectuele eigendom en aanverwante rechten, waaronder begrepen, maar niet beperkt tot auteursrechten, databankrechten, rechten op domeinnamen, handelsnaamrechten, merkrechten, modelrechten, naburige rechten, octrooirechten, alsmede rechten op knowhow.
1.12. Klant: de natuurlijke- of rechtspersoon handelend in uitoefening van beroep of bedrijf, met wie AI Hotel de Overeenkomst sluit.
1.13. Klantdata: alle gegevens die door Klant of individuele Eindgebruikers worden opgeslagen met de Diensten, of die anderszins door Klant aan AI Hotel beschikbaar worden gesteld in het kader van de Overeenkomst.
1.14. Overeenkomst: de overeenkomst tussen Partijen voor de levering van Diensten door AI Hotel waarvan in elk geval, zonder beperking, de geaccordeerde Abonnement Offerte, het geaccordeerde Aangepaste Voorstel (elk indien van toepassing), deze Algemene Voorwaarden en eventuele aanvullende documenten zoals een Verwerkersovereenkomst integraal onderdeel uitmaken.
1.15. Service Level Agreement: een separate overeenkomst die partijen sluiten waarin nadere afspraken worden gemaakt over servicelevels met betrekking tot de levering van Diensten.
1.16. Website: www.aihotel.io
1.17. Partij(en): AI Hotel en Klant individueel of gezamenlijk.
1.18. Proefperiode: de periode waarin, indien overeengekomen in een relevante Abonnement Offerte, Klant gratis of tegen een gereduceerd tarief gebruik kan maken van een demoversie van de Diensten.
1.19. Vertrouwelijke informatie: alle informatie die als vertrouwelijk is aangemerkt, of waarvan de ontvangende partij redelijkerwijs moet begrijpen dat deze van vertrouwelijke aard is. Onder Vertrouwelijke Informatie wordt in ieder geval verstaan de Software van AI Hotel en de bijbehorende Materialen, en alle zakelijke of technische informatie van de AI Hotel of diens toeleveranciers. Hieronder vallen, maar niet uitsluitend, informatie met betrekking tot productplannen, ontwerpen, kosten, productprijzen, financiën, marketingplannen, zakelijke kansen, personeel, onderzoek, ontwikkeling en knowhow van de AI Hotel of diens toeleveranciers, ongeacht de vorm of wijze waarop deze informatie wordt verstrekt.
1.20. Verwerkersovereenkomst: een separate overeenkomst die partijen sluiten waarin nadere afspraken worden gemaakt over het verwerken van persoonsgegevens.
Artikel 2. Toepasselijkheid en rangorde
2.1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen van AI Hotel en op alle daaruit voortvloeiende Overeenkomsten en Abonnementen, waaronder uitbreidingen of wijzigingen van bestaande Overeenkomsten, en eventuele tussen de partijen te sluiten toekomstige Overeenkomsten, zelfs indien AI Hotel nalaat deze Algemene Voorwaarden nogmaals van toepassing te verklaren.
2.2. De Overeenkomst tussen kan uit meerdere documenten bestaan. In principe zijn deze documenten aanvullend op elkaar van toepassing. In geval van tegenstrijdigheden is de onderstaande rangorde van toepassing, waarbij een document dat hoger is vermeld voorrang heeft op een document dat lager is vermeld:
a. enige additionele geschreven overeenkomsten gesloten tussen de Partijen
b. het geaccordeerde Aangepaste Voorstel (indien van toepassing);
c. de geaccordeerde Abonnement Offerte (indien van toepassing);
d. de Service Level Agreement (indien van toepassing);
e. de Verwerkersovereenkomst;
f. deze Algemene Voorwaarden.
2.3. Afwijkende bedingen en overeenkomsten en de toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij deze uitdrukkelijk en schriftelijk door AI Hotel zijn aanvaard.
Artikel 3. Totstandkoming, duur en einde van de Overeenkomst
3.1. De Overeenkomst komt tot stand door:
a. de Klant die het registratieformulier voor een Account op de Website invult en vervolgens een schriftelijke bevestiging ontvangt van AI Hotel, al dan niet geautomatiseerd; of
b. de wederzijdse acceptatie en ondertekening van een Aangepast Voorstel door Partijen, waarbij de verstrekking van een Account aan Klant wordt omschreven.
3.2. Na totstandkoming van de Overeenkomst, of aanvullende overeenkomsten met betrekking tot (proefperiodes van) Abonnement, zal AI Hotel zich inspannen om de klant zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk toegang te verschaffen tot de desbetreffende gespecificeerde Diensten, voor de duur van de Overeenkomst en overeenkomstig het (indien van toepassing) Abonnement. AI Hotel zal de Overeenkomst naar beste kunnen uitvoeren, met de vereiste zorgvuldigheid en deskundigheid.
3.3. Alle Abonnement Offertes en aanbiedingen van AI Hotel zijn vrijblijvend en zijn geldig gedurende dertig (30) dagen, tenzij anders aangegeven. AI Hotel is niet verplicht een aanvaarding na het verstrijken van deze termijn te accepteren, maar indien AI Hotel dit wel doet, wordt de Abonnement Offerte geacht te zijn aanvaard.
3.4. Indien AI Hotel een Abonnement Offerte baseert op gegevens of informatie van Klant die onjuist blijken te zijn, heeft AI Hotel het recht de Abonnement Offerte, de aanbieding of de reeds gesloten Overeenkomst dienovereenkomstig aan te passen of de Overeenkomst te beëindigen of te ontbinden.
3.5. Indien Klant niet expliciet aangeeft akkoord te gaan met de Abonnement Offerte of het aanbod, maar er desondanks mee instemt dat AI Hotel werkzaamheden verricht die binnen de omschrijving van de Abonnement Offerte of het aanbod vallen, of die indruk wekt, dan wordt de Abonnement Offerte of het aanbod als aanvaard beschouwd. Dit geldt ook wanneer Klant AI Hotel verzoekt bepaalde werkzaamheden te verrichten zonder een Abonnement Offerte af te wachten.
3.6. AI Hotel is niet gebonden aan een aanvaarding door Klant die afwijkt van de Abonnement Offerte, ook niet als de afwijking slechts ondergeschikte aspecten betreft als bedoeld in artikel 6:225 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek (hierna: “BW”).
3.7. De toepassing van artikel 6:227b lid 1 en 6:227c BW is uitgesloten.
3.8. De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
3.9. De Klant kan, met inachtneming van Artikel 3.13 en een opzegtermijn van één (1) maand, de Overeenkomst te allen tijde opzeggen:
a. in het geval dat de Overeenkomst tot stand is gekomen door registratie van het Account, door het Account te verwijderen; of
b. in het geval dat de Overeenkomst is gesloten door middel van een Aangepast Voorstel, door AI Hotel schriftelijk op de hoogte te stellen van de opzegging.
3.10. AI Hotel kan de Overeenkomst te allen tijde opzeggen, mits daarbij een opzegtermijn van één (1) maand in acht wordt genomen.
3.11. AI Hotel kan haar verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst met onmiddellijke ingang opschorten of de Overeenkomst zonder ingebrekestelling schriftelijk ontbinden, indien:
a. Klant in strijd handelt met de bepalingen van de Overeenkomst of in strijd handelt met de toepasselijke wet- en regelgeving; of
b. ten aanzien van Klant een faillissementsprocedure aanhangig is gemaakt, surseance van betaling is aangevraagd of verleend, diens activiteiten zijn beëindigd of diens onderneming is geliquideerd.
3.12. AI Hotel mag een opschorting als bedoeld in het vorige lid uitvoeren onverminderd haar overige rechten en rechtsmiddelen op grond van de Overeenkomst of het toepasselijk recht.
3.13. In geval van beëindiging van de Overeenkomst zijn de door Klant aan AI Hotel verschuldigde bedragen onmiddellijk opeisbaar (ongeacht de reden van de beëindiging). Klant heeft geen recht op restitutie of restitutie in het geval dat op het moment van beëindiging een (betaald) Abonnement van toepassing is op de Overeenkomst, tenzij de Overeenkomst is beëindigd zoals beschreven in Artikel 3.10, in welk geval AI Hotel de Klant zal terugbetalen naar rato van het deel van het Abonnement dat de Klant als gevolg van de beëindiging niet heeft kunnen gebruiken.
3.14. De rechten en plichten van de Partijen die vóór de beëindiging van de Overeenkomst zijn ontstaan, blijven na de beëindiging van de Overeenkomst bestaan, indien zij gezien hun aard van kracht dienen te blijven. Onder andere de volgende bepalingen blijven na beëindiging of afloop van de Overeenkomst van kracht: geheimhouding, aansprakelijkheid en toepasselijk recht en forumkeuze.
Artikel 4. Toegang tot de Diensten en Abonnementen
4.1. De reikwijdte van de toegang van de Klant tot en functionaliteiten van de Diensten wordt bepaald door het overeengekomen Abonnement. Indien de Overeenkomst tot stand is gekomen maar er (nog) geen Abonnement is overeengekomen, of indien een overeengekomen Abonnement verloopt of wordt beëindigd, zal de Klant geen toegang hebben tot de meeste functionaliteiten van de Diensten totdat een (nieuw) Abonnement is overeengekomen tussen de Partijen. De Klant heeft gedurende deze periode nog steeds toegang tot zijn Account.
4.2. In het geval dat in de (geaccepteerde) Abonnement Offerte is vermeld dat het Abonnement van toepassing zal zijn voor een bepaalde periode (hierna: "Initiële Periode"), zal het Abonnement aan het einde van die periode telkens stilzwijgend worden verlengd voor dezelfde periode (hierna: "Verlengingsperiode"), tenzij de Klant AI Hotel een kennisgeving van niet-verlenging verstrekt:
a. ten minste zeven (7) dagen voor de verlengingsdatum in het geval van een Abonnement met een duur van niet meer dan één (1) maand; of
b. ten minste dertig (30) dagen voor de verlengingsdatum in het geval van een Abonnement met een langere duur dan één (1) maand.
4.3. Deze Algemene Voorwaarden en prijzen van de Initiële Periode zijn van toepassing op de Verlengingsperiodes, tenzij AI Hotel de Klant schriftelijk op de hoogte heeft gesteld van eventuele toepasselijke gewijzigde voorwaarden en/of een toepasselijke prijsverhoging, ten minste:
a. veertien (14) dagen voor het begin van elke Verlengingsperiode in het geval van een Initiële Periode met een duur van niet meer dan één (1) maand; of
b. zestig (60) dagen voor het begin van elke Verlengingsperiode in het geval van een Initiële Periode van meer dan één (1) maand.
Artikel 5. Proefperiode
5.1. Indien de Abonnement Offerte een Proefperiode specificeert, gelden in aanvulling en/of afwijking op de overige Algemene Voorwaarden, de bepalingen zoals vermeld in Artikel 5.
5.2. Een Proefperiode heeft de duur die vermeld staat in de Abonnement Offerte, bij gebreke waarvan de Proefperiode veertien (14) dagen bedraagt gerekend vanaf de door AI Hotel gecommuniceerde datum of bij gebreke waarvan de dag waarop de Diensten voor het eerst worden geleverd.
5.3. Gedurende de Proefperiode aanvaardt Klant dat de Dienst alleen de functionaliteit en overige eigenschappen bevat zoals Klant die aantreft in de Dienst (“as is”), derhalve met alle zichtbare en onzichtbare fouten en gebreken. Klant stemt ermee in dat tijdens de Proefperiode bepaalde functies of mogelijkheden mogelijk beperkt, uitgeschakeld of aan bepaalde voorwaarden verbonden kunnen zijn, afhankelijk van het type Proefperiode en de verstrekte toegangsniveaus. Toezeggingen of garanties met betrekking tot de werking van de Diensten op basis van de Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden zijn in de Proefperiode niet van toepassing.
5.4. Gebruik van de Diensten door Klant tijdens de Proefperiode is geheel voor eigen risico. AI Hotel is gedurende de Proefperiode niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit het gebruik van de Diensten. De Diensten worden geleverd zonder enige vorm van garantie of ondersteuning.
5.5. Tijdens een Proefperiode kan Klant kosteloos of tegen gereduceerd tarief gebruik maken van de Diensten, zoals aangegeven in de Abonnement Offerte. Tenzij Klant voor het einde van de Proefperiode schriftelijk aangeeft geen gebruik meer te willen maken van het Abonnement waarvoor de proefperiode overeen is gekomen, zal daarna het reguliere Abonnement, zoals overeengekomen, ingaan.
Artikel 6. Uitvoering van de Overeenkomst
6.1. Nadat de Overeenkomst en/of het Abonnement tot stand is gekomen, zal AI Hotel zich inspannen om de overeengekomen Diensten zo spoedig mogelijk te leveren, conform de Overeenkomst en het Abonnement.
6.2. AI Hotel levert de Diensten steeds op basis van inspanning, tenzij AI Hotel zich in de Overeenkomst uitdrukkelijk heeft verbonden tot het leveren van een bepaald resultaat of een bepaalde garantie. Eventuele door AI Hotel opgegeven termijnen zijn steeds indicatief en niet te beschouwen als fatale termijnen.
6.3. Gebruik van de door AI Hotel geleverde AI-gedreven functionaliteiten en geautomatiseerde rapportages is volledig op eigen risico. Klant is zich ervan bewust dat fouten, storingen of onvoorziene gedragingen van het systeem niet volledig kunnen worden uitgesloten. AI Hotel biedt geen garantie voor de het te allen tijde foutloos, ononderbroken of volledig accuraat functioneren van de Diensten. Klant is zelf verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid, volledigheid en geschiktheid van de gegenereerde resultaten. AI Hotel accepteert geen enkele aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit fouten of onjuistheden in de AI-gedreven functionaliteiten en geautomatiseerde rapportages. AI Hotel is gerechtigd de Overeenkomst in verschillende fasen uit te voeren en de verschillende fasen afzonderlijk aan Klant te factureren.
6.4. AI Hotel is gerechtigd bij de uitvoering van de Overeenkomst derden in te schakelen. Eventuele kosten hieraan verbonden zijn alleen voor rekening van Klant indien dit vooraf is overeengekomen.
6.5. Klant vrijwaart AI Hotel voor aanspraken van derden, waaronder medewerkers van AI Hotel, die in verband met de uitvoering van de Overeenkomst schade lijden welke het gevolg is van handelen of nalaten van Klant of van onveilige situaties in zijn organisatie. Klant zal de binnen zijn organisatie geldende huis-, informatie- en beveiligingsregels vóór aanvang van de werkzaamheden kenbaar maken aan AI Hotel.
6.6. AI Hotel zal zoveel mogelijk rekening houden met redelijke verzoeken van de Klant bij de uitvoering van de Overeenkomst. Omdat de Dienst een standaardproduct is dat “as-a-service” wordt aangeboden, kan AI Hotel echter niet garanderen dat verzoeken van de Klant te allen tijde kunnen worden ingewilligd.
6.7. De Klant zal aan AI Hotel alle ondersteuning bieden die nodig en wenselijk is om een juiste uitvoering van de Overeenkomst mogelijk te maken. In ieder geval zal de Klant:
a. tijdig en efficiënt alle nodige medewerking verlenen in verband met de Overeenkomst, met inbegrip van het verlenen van toegang tot alle systemen, koppelingen, netwerken en fysieke locaties die AI Hotel nodig heeft om de Diensten te verlenen. In geval van vertragingen in de door de Partijen overeengekomen medewerking van de Klant, kan AI Hotel het overeengekomen tijdschema of het leveringsschema naar redelijkheid aanpassen;
b. bij het gebruik van de Diensten alle redelijke adviezen en instructies van AI Hotel opvolgen;
c. alle noodzakelijke toegang verlenen tot de informatie die AI Hotel nodig heeft om de Diensten te verlenen, met inbegrip van maar niet beperkt tot klantgegevens, programmacode, informatie over beveiligingstoegang en configuratiediensten, en garandeert de juistheid, volledigheid en consistentie van deze informatie;
d. voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot zijn activiteiten onder de Overeenkomst;
e. alle nodige licenties en toestemmingen te verkrijgen (en te behouden) die nodig zijn voor AI Hotel om haar verplichtingen onder de Overeenkomst na te komen; en
f. ervoor zorgen dat zijn netwerk en systemen voldoen aan de relevante specificaties die AI Hotel van tijd tot tijd verstrekt.
6.8. Klant garandeert dat de aan AI Hotel verstrekte informatie en materialen juist en volledig zijn. AI Hotel heeft het recht maar niet de plicht deze op juistheid en volledigheid te controleren. Indien blijkt dat de informatie of materialen onjuistheden bevatten of onvolledig zijn, heeft AI Hotel het recht de dienstverlening op te schorten totdat Klant de tekortkomingen heeft verholpen.
6.9. Enige vertragingen of extra kosten als gevolg van niet-naleving door Klant van dit Artikel komen voor rekening van Klant. AI Hotel kan hiervoor niet aansprakelijk worden gehouden.
Artikel 7. Koppelingen met derden
7.1. De Dienst kan gekoppeld zijn met de software of systemen van derden. AI Hotel zal zich inspannen om bestaande koppelingen beschikbaar en correct werkend te houden. De beschikbaarheid en correcte werking van een koppeling is echter mede afhankelijk van de aanbieder van het systeem of de software waarmee een koppeling is of wordt gerealiseerd waardoor AI Hotel hierover geen garanties kan bieden. AI Hotel is niet verantwoordelijk voor enige inhoud die via de koppelingen ter beschikking aan Klant komt.
7.2. Het gebruik van diensten of content van derden, aangeboden als onderdeel van de Diensten, kan onderworpen zijn aan de voorwaarden en het privacy beleid van die derden. Indien hier sprake van is, worden deze voorwaarden ter hand gesteld ten tijde van het sluiten van het Abonnement. Klant is in een dergelijk geval verantwoordelijk voor het naleven van deze voorwaarden.
7.3. Klant is verantwoordelijk voor het verkrijgen en onderhouden van alle hardware, netwerkverbindingen, telecommunicatiediensten en overige middelen die nodig zijn om van de Diensten gebruik te maken. Klant is tevens verantwoordelijk voor het sluiten van de benodigde overeenkomsten en het verkrijgen van de benodigde (gebruiks)licenties om van de in Artikel 7.1 bedoelde koppelingen gebruik te kunnen maken. Bij het uitblijven van het voorgaande kunnen de Diensten, dan wel de bedoelde koppelingen, mogelijk niet of niet volledig functioneren.
Artikel 8. Account
8.1. Om gebruik te kunnen maken van de Dienst, dient een Eindgebruiker een Account te hebben. Klant kan voor haar Eindgebruikers via de Dienst zelf Accounts aanmaken.
8.2. Een Account en de logingegevens zijn strikt persoonlijk en mogen niet gedeeld worden met een andere persoon.
8.3. Het gebruik van Accounts door Eindgebruikers valt onder de verantwoordelijkheid en is voor risico van Klant. Klant is verantwoordelijk voor de geheimhouding van de wachtwoorden. AI Hotel heeft het recht om aan te nemen dat alle activiteiten naar aanleiding van een registratie van de Accounts onder verantwoordelijkheid en met de goedkeuring van Klant zijn uitgevoerd.
8.4. Als logingegevens van een Account zijn kwijtgeraakt of uitgelekt, zal Klant direct alle maatregelen nemen die redelijkerwijs nodig en wenselijk zijn om misbruik van het Account te voorkomen. Ook zal Klant direct melding maken bij AI Hotel, zodat er eventueel aanvullende maatregelen genomen kunnen worden ter voorkoming van misbruik van het Account. Voor eventueel herstel van toegang tot een Account door AI Hotel, is AI Hotel gerechtigd Klant of Eindgebruiker zich te laten identificeren om fraudegevallen te voorkomen.
8.5. AI Hotel heeft het recht om een Account te blokkeren bij (een vermoeden van) handelen in strijd met de Overeenkomst of de wet.
Artikel 9. Oplevering, implementatie, integratie en beheer
9.1. AI Hotel zal zich inspannen zo spoedig mogelijk na de totstandkoming van de Overeenkomst de Dienst (op) te leveren of toegang daartoe mogelijk te maken, tenzij een specifieke ingangsdatum is overeengekomen.
9.2. De Dienst wordt als opgeleverd beschouwd zodra:
a. Klant of een Eindgebruiker de Dienst in gebruik neemt; of
b. AI Hotel een mededeling aan Klant stuurt dat de Dienst opgeleverd is dan wel gebruikt kan worden.
9.3. Tenzij anders overeengekomen in de Overeenkomst verzorgt AI Hotel Implementatie en Integratie om volledig gebruik te kunnen maken van de Dienst, overeenkomstig dit artikel. In alle andere gevallen is Klant zelf verantwoordelijk voor de Implementatie en Integratie van de Dienst. AI Hotel is niet verantwoordelijk voor fouten die gemaakt worden in de Implementatie en Integratie van de Dienst door Klant of door hem ingeschakelde derden.
9.4. Implementatiewerkzaamheden worden verricht op basis van de tarieven zoals vastgelegd in de Overeenkomst. Indien er geen tarief is vastgelegd in de Overeenkomst wordt het tarief vastgesteld op duizend (1000) euro.
9.5. Indien en voor zover AI Hotel de Implementatie en Integratie van de Dienst voor Klant verzorgt, dient Klant tijdig alle relevante gegevens uit zijn bestaande systemen ("Bestaande Klantdata") aan te leveren in een door AI Hotel voorgeschreven formaat. AI Hotel zal zich inspannen om deze gegevens binnen een redelijke termijn beschikbaar te maken in de Dienst, mits dit technisch haalbaar is en aansluit bij de mogelijkheden en structuur van de Dienst. De Klant erkent dat door verschillen tussen zijn bestaande systemen en de Dienst niet alle Bestaande Klantdata één-op-één kan worden overgezet of beschikbaar zullen zijn in de Dienst.
9.6. AI Hotel behoudt het recht om te bepalen welke gegevens worden geïmporteerd en hoe deze worden ingedeeld. Bestaande Klantdata die niet wordt geïmporteerd, zal worden gearchiveerd en kan desgevraagd aan de Klant worden verstrekt in het oorspronkelijke formaat. Het blijft de verantwoordelijkheid van de Klant om te allen tijde een volledige back-up van de Bestaande Klantdata te bewaren.
9.7. Indien bij de Implementatie en Integratie van de Dienst blijkt dat systemen, koppelingen, apparatuur, programmatuur en/of de ICT-infrastructuur van Klant, dan wel door hem ingeschakelde derden, dienen te worden aangepast om de Dienst te kunnen implementeren en integreren, zal AI Hotel hierover met Klant in overleg treden en zullen Partijen aanvullende afspraken maken voor Implementatie en Integratie van de Dienst. De aanvullende kosten die in dit verband door AI Hotel dienen te worden gemaakt, komen voor rekening van Klant.
9.8. Indien AI Hotel als onderdeel van de Diensten het beheer van de Dienst verzorgt zal AI Hotel zich inspannen de door haar voor de Dienst ingezette software up-to-date te houden. AI Hotel is hierbij echter afhankelijk van haar toeleverancier(s). AI Hotel is gerechtigd bepaalde updates of patches niet te installeren als dit naar haar oordeel een correcte levering van de Dienst niet ten goede komt of indien het niet installeren dit naar haar oordeel niet ten nadele komt van de levering van de Dienst.
9.9. Klant is zelf verantwoordelijk voor het inrichten en onderhouden van een geschikte en adequate ICT-infrastructuur (waaronder hard- en software), rekening houdend met het beoogde gebruik van de Diensten. Op verzoek van Klant kan AI Hotel minimum systeemspecificaties beschikbaar stellen. Klant begrijpt dat deze specificaties in de loop der tijd kunnen worden aangepast als gevolg van technologische ontwikkeling.
Artikel 10. Gebruiksregels
10.1. Klant is verantwoordelijk voor het gebruik van de Dienst door Eindgebruikers en zal er in het bijzonder voor zorgdragen dat Eindgebruikers de in Artikel 10 bedoelde gebruiksregels zullen naleven.
10.2. Klant garandeert dat de Dienst niet zal worden gebruikt voor activiteiten die in strijd zijn met enige toepasselijke wet- of regelgeving. Daarnaast is het uitdrukkelijk niet toegestaan (ongeacht of dit rechtmatig is of niet) om via de Dienst materialen op te slaan, aan te bieden, te verspreiden of anderszins te verwerken die:
a. kwaadaardige inhoud bevatten (zoals malware of andere schadelijke software);
b. inbreuk maken op rechten van derden (zoals Intellectuele Eigendomsrechten), dan wel onmiskenbaar smadelijk, lasterlijk, beledigend, discriminerend of haat zaaiend zijn;
c. informatie bevatten over of behulpzaam kunnen zijn bij het schenden van rechten van derden, zoals hacktools of uitleg over computercriminaliteit die bedoeld is om de lezer criminele gedragingen te (doen) plegen en niet om zich daartegen te kunnen verdedigen;
d. een schending van de persoonlijke levenssfeer van derden opleveren, waaronder in ieder geval maar niet uitsluitend begrepen het zonder toestemming of noodzaak verspreiden van persoonsgegevens van derden;
e. terroristische inhoud bevatten, zoals bedoeld in artikel 2 lid 7 van Verordening (EU) 2021/784;
f. hyperlinks, torrents of verwijzingen bevatten met (vindplaatsen van) materialen die inbreuk maken op auteursrechten of andere Intellectuele Eigendomsrechten; of
g. (kinder)pornografie, bestialiteitspornografie of animaties daarvan bevatten of er kennelijk op gericht zijn om anderen te helpen dergelijke materialen te vinden.
10.3. AI Hotel is gerechtigd om materialen die in strijd met het vorige lid via de Dienst worden verwerkt, te verwijderen of ontoegankelijk te maken. Indien AI Hotel kennisneemt van een mogelijke inbreuk op hetgeen in het vorige lid is bepaald, zal AI Hotel Klant hiervan op de hoogte stellen en aan Klant mededelen welke maatregelen AI Hotel voornemens is te nemen in verband met deze inbreuk. Klant heeft vervolgens een termijn van vijf (5) werkdagen om gemotiveerd bezwaar te maken tegen de voorgestelde maatregel. AI Hotel zal vervolgens binnen een redelijke termijn aan Klant kennisgeven hoe het besluit te handelen. In spoedeisende gevallen kan AI Hotel echter direct ingrijpen (bijvoorbeeld door het materiaal te verwijderen of de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk te blokkeren), maar spant AI Hotel zich in om Klant achteraf zo spoedig mogelijk in te lichten.
10.4. Klant dient zich ervan te onthouden om de Dienst op een zodanige wijze te gebruiken dat hinder voor andere Klanten, schade of gevaar voor het functioneren van de systemen en netwerken van AI Hotel of derden ontstaat. AI Hotel is gerechtigd alle maatregelen te nemen die het redelijkerwijs nodig acht om deze hinder, schade of gevaar af te wenden dan wel te voorkomen.
10.5. AI Hotel mag de kosten die redelijkerwijs noodzakelijk gepaard gaan met de in de vorige twee leden bedoelde maatregelen verhalen op Klant.
10.6. AI Hotel is gerechtigd om naam, adres en andere identificerende gegevens van Klant of een Eindgebruiker af te geven aan een derde die klaagt dat Klant of een Eindgebruiker inbreuk maakt op diens rechten, mits daarvoor aan de uit de wet en/of jurisprudentie voortvloeiende vereisten is voldaan.
10.7. Klant zal AI Hotel vrijwaren voor alle aanspraken, claims, boetes of andere vorderingen op welke grond dan ook die verband houden met het gebruik van de Dienst door Eindgebruikers in strijd met het beoogde doel van de Dienst of de voorwaarden uit deze Algemene Voorwaarden.
Artikel 11. Ondersteuning en onderhoud
11.1. Indien overeengekomen, zal AI Hotel de Klant middels een helpdesk op afstand voorzien van ondersteuning in het kader van het gebruik en het functioneren van Diensten. Enige vorm van ondersteuning wordt verleend middels de daarvoor door AI Hotel ingezette communicatiemiddelen welke van tijd tot tijd kunnen wijzigen. AI Hotel zal zich inspannen om eventuele verzoeken adequaat en binnen een redelijke termijn te behandelen. AI Hotel kan hierbij redelijke beperkingen stellen aan het gebruik van de aangeboden vormen van ondersteuning. Daarnaast staat het AI Hotel vrij om op elk moment de beschikbaarheid en reactietijden van de helpdesk nader vast te stellen en/of te wijzigen. AI Hotel is gerechtigd Eindgebruikers van Diensten te verwijzen naar bestaande gebruikersdocumentatie.
11.2. Klant zal meldingen in het kader van support zo volledig en gedetailleerd mogelijk omschrijven, opdat AI Hotel in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren. AI Hotel kan voorwaarden stellen aan de wijze van melden, kwalificaties en het aantal personen dat voor ondersteuning in aanmerking komt. AI Hotel staat niet in voor de juistheid, volledigheid of tijdigheid van reacties of geboden ondersteuning.
11.3. AI Hotel verleent ondersteuning uitsluitend tijdens Kantooruren, tenzij een uitgebreider niveau van ondersteuning is overeengekomen, bijvoorbeeld middels een Service Level Agreement.
11.4. AI Hotel heeft het recht om de Diensten en beschikbare functionaliteiten van tijd tot tijd aan te passen, onder andere om de functionaliteit te verbeteren en om fouten te herstellen, of om aspecten ervan niet langer aan te bieden.
11.5. AI Hotel zal zich inspannen om de Diensten zo veel mogelijk beschikbaar te stellen en de beschikbaarheid ervan te waarborgen. AI Hotel kan echter niet garanderen dat de Diensten te allen tijde zonder onderbreking, storingen of fouten beschikbaar zullen zijn.
11.6. AI Hotel heeft het recht om haar Diensten of gedeelten daarvan tijdelijk buiten gebruik te stellen ten behoeve van onderhoud, aanpassing of verbetering daarvan, en of onderhoud, aanpassing of verbetering van de bijbehorende programmatuur of andere faciliteiten. AI Hotel spant zich in dergelijke buitengebruikstellingen zoveel mogelijk buiten kantooruren te laten plaatsvinden en Klant tijdig op de hoogte te stellen van de geplande buitengebruikstelling.
11.7. In het geval dat AI Hotel van mening is dat een buitengebruikstelling van de Dienst, al dan niet tijdens kantooruren, zeer urgent of spoedeisend is voor de goede werking van de Dienst, is zij gerechtigd de Dienst per direct buiten gebruik te stellen zonder voorafgaande kennisgeving aan Klant. AI Hotel is echter nooit gehouden tot enige vergoeding van schade in verband met zodanige buitengebruikstelling.
Artikel 12. Intellectuele eigendom
12.1. Tegen betaling van de vergoedingen zoals gespecificeerd in de Overeenkomst en indien en voor zover daarin overeengekomen tussen Partijen, verkrijgt Klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare en niet sub-licentieerbare licentie voor het gebruik van de overeengekomen Dienst voor de duur aangegeven in de Overeenkomst. Deze licentie omvat tevens alle toekomstige updates van de Dienst.
12.2. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is het Klant en diens Eindgebruikers niet toegestaan om de Dienst in sublicentie te geven of beschikbaar te stellen aan derden, middels verhuur of anderszins.
12.3. Alle Intellectuele Eigendomsrechten die rusten op de Diensten, berusten bij AI Hotel of diens licentiegevers. Klant verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten die bij de Algemene Voorwaarden, de Overeenkomst en dwingendrechtelijk in de wet uitdrukkelijk zijn toegekend.
12.4. Tenzij anders overeengekomen, zijn Klant en Eindgebruikers niet gerechtigd om wijzigingen aan te brengen aan de Diensten en eventuele andere materialen en hebben geen recht op een kopie van de broncode, behoudens de gevallen waarin dat dwingendrechtelijk is toegestaan. Het is Klant en Eindgebruikers niet toegestaan om de broncode te achterhalen door middel van reverse engineering of decompilatie.
12.5. AI Hotel kan (technische) maatregelen nemen ter bescherming van de Diensten, en eventuele andere materialen. Indien AI Hotel dergelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen, is het Klant en de Eindgebruikers niet toegestaan om deze beveiliging te ontwijken of te verwijderen.
12.6. Het is Klant en de Eindgebruikers niet toegestaan om enige aanduiding van Intellectuele Eigendomsrechten te verwijderen of aan te passen. Het is tevens niet toegestaan om aanduidingen omtrent het vertrouwelijke karakter uit materialen van AI Hotel te verwijderen.
12.7. AI Hotel is gerechtigd beeldmerk, logo of naam van Klant te gebruiken in zijn externe communicatie. Het is AI Hotel toegestaan de (bedrijfs)naam, het logo en een algemene beschrijving van Klant te gebruiken ten behoeve van eigen promotie en/of publiciteit.
Artikel 13. Klantdata
13.1. Klant en/of diens Eindgebruikers bezitten alle rechten en aanspraken en op alle Klantdata. Klant is als enige verantwoordelijk voor de wettigheid, betrouwbaarheid, integriteit, nauwkeurigheid en kwaliteit van Klantdata.
13.2. AI Hotel verkrijgt kosteloos een licentie op de Klantdata voor het leveren, onderhouden, analyseren en verbeteren van de Diensten, met inbegrip van alle toekomstige aspecten ervan. Dit omvat onder meer, maar is niet beperkt tot:
a. het ontwikkelen en trainen van machine learning- en AI-modellen;
b. het personaliseren en optimaliseren van de gebruikerservaring;
c. het uitvoeren van data-analyses, benchmarking en wetenschappelijk onderzoek;
d. het opstellen van geaggregeerde statistieken en inzichten;
e. het oplossen van technische problemen en storingen; en
f. het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten en diensten.
13.3. AI Hotel zal de Klantdata zoals bedoeld in het vorige lid alleen toepassing in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG, en zal passende technische en organisatorische maatregelen treffen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van de Klantdata te waarborgen.
13.4. De Klant vrijwaart AI Hotel van alle claims van derden die gebaseerd zijn op de stelling dat bepaalde Klantdata inbreuk maakt op rechten van derden (zoals Intellectuele Eigendomsrechten) of anderszins onrechtmatig is of wordt gebruikt.
13.5. AI Hotel is niet verantwoordelijk voor verlies, vernietiging, wijziging of openbaarmaking van Klantdata veroorzaakt door Klant of een derde (met uitzondering van die derden die in opdracht van AI Hotel werken).
13.6. Bij beëindiging van de Overeenkomst, ongeacht de reden van beëindiging, zal AI Hotel de Klantdata zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk vernietigen of verwijderen, met inachtneming van Artikel 18.
Artikel 14. Aansprakelijkheid en vrijwaring
14.1. De totale aansprakelijkheid van AI Hotel wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst of op welke rechtsgrond dan ook, daaronder uitdrukkelijk begrepen iedere tekortkoming in de nakoming van een met Klant overeengekomen vrijwarings- of garantieverplichting, is beperkt tot een vergoeding van schade tot maximaal een bedrag dat de verzekeraar van AI Hotel ter zake uitkeert, vermeerderd met een eventueel eigen risico van AI Hotel onder de betreffende verzekeringspolis.
14.2. Als de verzekeraar van AI Hotel niet of slechts gedeeltelijk tot vergoeding van de geleden schade overgaat, is de aansprakelijkheid van AI Hotel voor de resterende schade beperkt tot een bedrag van de maandelijkse kosten voor het op dat moment geldende Abonnement van één (1) maand per gebeurtenis (waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis).
14.3. AI Hotel is niet aansprakelijk voor indirecte schade. Onder indirecte schade wordt verstaan: (a) gederfde winst, (b) gemiste besparingen, (c) verminderde goodwill, (d) schade door bedrijfsstagnatie, (e) schade als gevolg van aanspraken van afnemers van Klant, (f) schade verband houdende met het gebruik van door Klant aan AI Hotel voorgeschreven zaken, materialen of programmatuur van derden, (g) schade verband houdende met de inschakeling van door Klant aan AI Hotel voorgeschreven toeleveranciers, (h) schade door verminking, vernietiging of verlies van gegevens of documenten, en (i) schade die voortvloeit uit fouten of onjuistheden in de AI-gedreven functionaliteiten en geautomatiseerde rapportages.
14.4. Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat Klant de schade zo spoedig mogelijk na het ontstaan daarvan schriftelijk bij AI Hotel meldt. Iedere vordering tot schadevergoeding tegen AI Hotel vervalt door het enkele verloop van zes (6) maanden na de ontdekking van de vordering, tenzij Klant vóór het verstrijken van die termijn een rechtsvordering tot vergoeding van de schade heeft ingesteld.
14.5. De aansprakelijkheid van AI Hotel wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst ontstaat slechts indien Klant AI Hotel deugdelijk schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn gesteld wordt om de tekortkoming weg te nemen, en AI Hotel ook na die termijn toerekenbaar in de nakoming van zijn verplichtingen tekort blijft schieten. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat AI Hotel in staat is adequaat te reageren.
14.6. Enige beperking of uitsluiting van aansprakelijkheid geldt niet indien de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van AI Hotel, dood of lichamelijk letsel, of in andere situaties waarin een beperking van de aansprakelijkheid wettelijk niet is toegestaan.
14.7. De toepassing van artikel 6:271 e.v. BW is uitgesloten. Dit betekent dat Partijen in geval van ontbinding geen verplichting hebben om reeds ontvangen prestaties ongedaan te maken.
Artikel 15. Overmacht
15.1. Geen van beide Partijen is gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien de Partij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt in het bijzonder, maar niet uitsluitend, verstaan: binnenlandse onlusten, mobilisatie, oorlog, transportblokkades, stakingen, epidemieën, pandemieën, netwerkaanvallen zoals SYN (synchrone) floods of (distributed) denial of service attacks, bedrijfsstoringen, branden, overstromingen, in- en uitvoerbelemmeringen, internetstoringen en het geval dat AI Hotels leveranciers AI Hotel verhinderen haar verplichtingen onder de Overeenkomst na te komen.
15.2. In geval van overmacht zal de getroffen Partij alles in het werk stellen om een geschikte remedie of alternatieve bron te vinden om de overmacht te verhelpen.
15.3. Elke Partij heeft het recht de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst op te schorten gedurende de periode dat de overmacht voortduurt. Indien deze periode langer duurt dan zestig (60) dagen, heeft elke Partij het recht om de Overeenkomst te ontbinden zonder verplichting tot betaling van schadevergoeding aan de andere Partij.
Artikel 16. Prijzen
16.1. In ruil voor de Diensten is Klant aan AI Hotel een vergoeding verschuldigd conform de prijzen vermeld in de Overeenkomst en/of Abonnement Offerte. Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, zijn alle door AI Hotel vermelde prijzen exclusief omzetbelasting en andere heffingen die van overheidswege worden opgelegd.
16.2. AI Hotel is voorts gerechtigd de overeengekomen vergoedingen:
a. eenmaal per jaar te indexeren met een percentage dat niet hoger is dan (i) de CBS-index voor Consumentenprijzen, gebaseerd op het jaargemiddelde of een specifieke maand uit het voorgaande kalenderjaar of (ii) vijf procent (5%); en
b. tussentijds in redelijkheid te wijzigen als de tarieven van zijn toeleveranciers van bijvoorbeeld stroom, datacenter, software, telecommunicatie en (public) cloud-oplossingen daartoe redelijkerwijs aanleiding geven. AI Hotel zal bij wijziging op grond van dit lid een schriftelijke kennisgeving aan Klant sturen uiterlijk een (1) maand voordat de wijziging in werking treedt.
16.3. Een wijziging gebaseerd op Artikel 16.2 geeft Klant niet het recht de Overeenkomst op te zeggen. Een prijsverlaging kan door AI Hotel op ieder moment worden doorgevoerd zonder dat Klant de mogelijkheid heeft om de Overeenkomst op te zeggen.
Artikel 17. Betaling
17.1. In de Abonnement Offerte is vastgelegd op welk moment AI Hotel de vergoeding voor de overeengekomen Diensten aan de Klant in rekening zal brengen. Indien hierover geen specifieke afspraken zijn gemaakt, heeft AI Hotel het recht om maandelijks vaste vergoedingen telkens vooraf in rekening te brengen en vergoedingen die op basis van nacalculatie worden berekend telkens per week achteraf.
17.2. AI Hotel zal de Klant een digitale (verzamel)factuur toesturen voor de overeengekomen vergoedingen op het bij AI Hotel bekende e-mailadres van de Klant. De Klant is gehouden AI Hotel direct te informeren indien dit e-mailadres wijzigt.
17.3. De betaaltermijn voor een factuur bedraagt veertien (14) dagen na de factuurdatum, tenzij Partijen schriftelijk andere betaaltermijnen zijn overeengekomen of indien op de betreffende factuur een langere betaaltermijn staat vermeld.
17.4. Indien Klant het niet eens is met de inhoud van een factuur, heeft hij het recht de betaling van het betwiste (doch niet enig ander) gedeelte van de factuur op te schorten, door AI Hotel binnen de betalingstermijn schriftelijk van zijn betwisting in kennis te stellen. AI Hotel zal zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is beoordelen of de betwisting terecht is. Indien de beoordeling uitwijst dat de betwisting onterecht is, dient Klant het openstaande bedrag te betalen binnen veertien (14) dagen nadat hij door AI Hotel van dit oordeel op de hoogte is gesteld.
17.5. Behoudens situaties als bedoeld in het voorgaande lid, is Klant van rechtswege in verzuim met betaling vanaf de vervaldag van de factuur, zonder dat voorafgaande ingebrekestelling vereist is. AI Hotel heeft alsdan het recht het gehele verschuldigde bedrag aan Klant in rekening te brengen, alsmede de rente over het verschuldigde bedrag vanaf de vervaldag tegen één procent (1%) per maand of, indien hoger, de wettelijke handelsrente.
17.6. Onverminderd het bovenstaande komen alle kosten die verband houden met de incasso van openstaande vorderingen, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke (waaronder de kosten voor advocaten, deurwaarders en incassobureaus), voor rekening van Klant met een minimum van 200 euro.
17.7. AI Hotel heeft het recht om een Overeenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten zonder aansprakelijk te zijn voor eventuele nadelige gevolgen, indien de Klant een factuur niet volledig heeft betaald binnen de vervaltermijn, of als volledige betaling uitblijft na vrijwillige aanmaning door AI Hotel. Gedurende de opschorting blijven eventuele periodieke vergoedingen verschuldigd.
17.8. Klant is niet gerechtigd enige aan Klant verschuldigde betalingsverplichting te verrekenen met enige vordering op AI Hotel uit welke hoofde dan ook.
Artikel 18. Overstap
18.1. De bepalingen van Artikel 18 zijn opgenomen naar aanleiding van de verplichtingen die van toepassing op AI Hotel als gevolg van de Verordening (EU) 2023/2854 (Dataverordening). Indien en voor zover de hierin opgenomen bepalingen in strijd blijken te zijn met de Dataverordening zullen Partijen nieuwe bepalingen overeenkomen die de geest en bedoeling van de strijdige bepalingen zo veel mogelijk weerspiegelen, zonder strijdig te zijn met de Dataverordening.
18.2. Klant kan, indien er sprake is van een actief Abonnement, bij AI Hotel schriftelijk een verzoek indienen, ten behoeve van het initiëren van een overstap naar een andere aanbieder van dataverwerkingsdiensten of naar een on-premises ICT-infrastructuur.
18.3. Zodra AI Hotel een verzoek heeft ontvangen dat voldoet aan Artikel 18.2, vangt een notificatieperiode aan. De notificatieperiode bedraagt twee (2) maanden en moet minimaal zeven (7) dagen voor het einde van het Abonnement worden ingediend, een en ander tenzij anders is overeengekomen.
18.4. Na de notificatieperiode, zal de transitieperiode van maximaal dertig (30) dagen van start gaan. Wanneer de hiervoor genoemde transitieperiode van dertig (30) dagen technisch niet haalbaar is, stelt AI Hotel Klant daarvan in kennis binnen veertien (14) werkdagen na ontvangst van het overstapverzoek. In dat geval zal AI Hotel deze technische onhaalbaarheid onderbouwen, en vermeldt AI Hotel een alternatieve transitieperiode, die niet langer mag zijn dan zeven (7) maanden.
18.5. AI Hotel zal gedurende de in het vorige lid genoemde transitieperiode:
a. redelijke, door Partijen af te stemmen, bijstand verlenen tijdens de transitieperiode. Deze bijstand omvat ten minste:
i. het beschikbaar stellen van alle exporteerbare data in een gangbaar en machine leesbaar format, en;
ii. het waarborgen van functionele gelijkwaardigheid bij migratie.
b. met de nodige zorgvuldigheid handelen om de bedrijfscontinuïteit in stand te houden en de Diensten op grond van de Overeenkomst te blijven verlenen;
c. ervoor zorgen dat gedurende de transitieperiode een hoog beveiligingsniveau wordt gehandhaafd, met name wat betreft de beveiliging van de gegevens tijdens de doorgifte ervan en de voortdurende beveiliging van gegevens tijdens de in Artikel 18 gespecificeerde opvragingstermijn, in overeenstemming met het toepasselijke Unie- of nationale recht, en;
d. informatie over bekende risico’s voor de continuïteit van de Diensten verstrekken;
18.6. Tijdens de transitieperiode zal Klant:
a. tijdig alle informatie verstrekken die AI Hotel nodig heeft om uitvoering te geven aan het overstapverzoek;
b. alle voor Klant relevante handelingen verrichten die nodig zijn om het overstappen binnen de transitieperiode succesvol af te ronden, waaronder het exporteren, waar nodig converteren en importeren van diens relevante gegevens, en het zorgdragen dat de gekozen doelomgeving waar nodig wordt aangepast.
18.7. Uiterlijk op de einddatum van de notificatieperiode van de in dit Artikel 18 opgenomen termijn van twee (2) maanden, maakt Klant kenbaar of hij:
a. overstapt naar een andere aanbieder, Klant verstrekt hierbij alle noodzakelijke (identificerende) gegevens over de betreffende aanbieder, of;
b. overstapt naar een eigen ICT-infrastructuur, of;
c. zijn relevante exporteerbare data en digitale activa wenst te laten wissen.
Klant kan, indien gewenst, na overstap onder a of b dit artikellid ervoor kiezen om zijn Account en daarmee de Overeenkomst, in stand te houden en uitsluitend een overstap ten aanzien van het toepasselijke Abonnement te realiseren.
18.8. Bij een verwijderverzoek als bedoeld in Artikel 18.7 onder c, verwijdert AI Hotel de betreffende relevante gegevens zo spoedig mogelijk na afloop van de notificatieperiode, tenzij anders overeengekomen. Dit geldt niet voor zover (i) dit in strijd is met wettelijke bewaarplichten die voor AI Hotel gelden, of (ii) AI Hotel gerechtigd is (delen van) de relevante gegevens te behouden en gebruiken, bijvoorbeeld wanneer AI Hotel op grond van de Overeenkomst een gebruiksrecht daarop heeft.
18.9. De relevante exporteerbare gegevens en digitale activa worden nader gespecificeerd op de Website. Data die bedrijfsgeheimen betreffen of uitsluitend intern zijn gegenereerd door AI Hotel, zijn van overdracht uitgesloten indien dit de overstap niet wezenlijk belemmert.
18.10. Na afloop van de in Artikel 18 genoemde transitieperiode, heeft Klant een opvragingstermijn van dertig (30) dagen voor het opvragen van diens exporteerbare data en digitale activa. Na deze termijn zal AI Hotel de exporteerbare data en digitale activa die rechtstreeks door de Klant zijn gegenereerd of die rechtstreeks betrekking hebben op de Klant wissen indien het overstapproces met succes is voltooid, behoudens wettelijke bewaarplichten of andersluidende afspraken.
18.11. Gedurende de in dit Artikel 18 genoemde notificatietermijn, transitieperiode en de daaropvolgende opvragingstermijn, blijft de Overeenkomst en het toepasselijke Abonnement ongewijzigd van kracht. Indien de overgebleven abonnementsperiode niet toereikend is om de transitieperiode te overbruggen, wordt het Abonnement verlengd voor de periode die daarvoor nodig is tegen (naar rato) de prijsstelling die van toepassing is op het Abonnement zoals overeengekomen.
18.12. Indien de transitieperiode zoals bedoeld in Artikel 18, van start gaat vóór 12 januari 2027 mag AI Hotel bij Klant de gemaakte kosten in rekening brengen die rechtstreeks voortvloeien uit de uitvoering van of ondersteuning bij de overstap.
18.13. AI Hotel zal Klant tijdig informeren over de aard en omvang van eventuele kosten, met een duidelijke specificatie van de kostenelementen met betrekking tot het overstaprecht beschreven in Artikel 18.
18.14. Indien de Overeenkomst en/of het toepasselijke Abonnement voortijdig wordt beëindigd als gevolg van Artikel 18, is Klant, zonder enig recht op verrekening, gehouden om aan AI Hotel te voldoen:
a. alle openstaande vergoedingen voor de Diensten die vóór de ingangsdatum van beëindiging zijn geleverd; en
b. alle vergoedingen die gedurende de resterende looptijd van de Overeenkomst verschuldigd zouden zijn
geweest indien de Overeenkomst niet op grond van Artikel 18 was beëindigd.
18.15. Alle in Artikel 18 genoemde bedragen zijn bij beëindiging onmiddellijk opeisbaar. Voor zover (een deel van) deze bepaling in strijd is met toepasselijk recht, stemt Klant ermee in dat deze wordt geconverteerd naar een bepaling die het beoogde effect zoveel mogelijk behoudt.
18.16. AI Hotel staat ervoor in dat alle relevante gegevens volledig worden gewist zo spoedig mogelijk na afloop van de opvragingsperiode voor relevante gegevens, dan wel, indien partijen dat uitdrukkelijk zijn overeengekomen, na afloop van een alternatieve termijn die na de opvragingsperiode voor relevante gegevens verstrijkt, maar niet eerder dan is vastgesteld dat het overstappen succesvol is afgerond als bedoeld in artikel 18.19
18.17. Indien de Overeenkomst en/of het toepasselijke Abonnement voortijdig wordt beëindigd als gevolg van Artikel 18, vindt er geen restitutie van vooruitbetaalde bedragen plaats.
18.18. Uiterlijk voor het einde van de transitieperiode stelt Klant AI Hotel schriftelijk op de hoogte of het proces van overstappen al dan niet succesvol is afgerond.
18.19. Het proces van overstappen wordt als succesvol afgerond beschouwd zodra één van de volgende situaties zich voordoet:
a. Klant heeft schriftelijk aan AI Hotel bevestigd dat het proces van overstappen succesvol is afgerond;
b. AI Hotel heeft op redelijke gronden vastgesteld dat het Overstappen succesvol is afgerond en hiervan schriftelijk mededeling gedaan aan Klant, en Klant heeft dit niet binnen zeven (7) kalenderdagen gemotiveerd betwist; of
c. Klant en AI Hotel zijn specifieke succescriteria overeengekomen, aan die criteria is kennelijk voldaan, en dit is door één van de partijen schriftelijk aan de andere partij bevestigd die dit vervolgens niet binnen drie (3) kalenderdagen gemotiveerd heeft betwist.
18.20. De Overeenkomst en/of het toepasselijke Abonnement eindigt automatisch en zonder dat daarvoor enige nadere kennisgeving is vereist indien:
a. het proces van overstappen succesvol is afgerond als bedoeld in Artikel 18.19.
b. aan het einde van de toepasselijke notificatieperiode, indien Klant verzocht heeft om de relevante gegevens te wissen in de zin van Artikel 18.7 sub c.
18.21. Indien voor AI Hotel kenbaar is dat de Overeenkomst en/of het toepasselijke Abonnement op grond van Artikel 18.20 is geëindigd, zal AI Hotel Klant vervolgens zo spoedig mogelijk daarvan een schriftelijke bevestiging van beëindiging van de Overeenkomst sturen.
18.22. De Overeenkomst en/of het toepasselijke Abonnement eindigt automatisch en zonder dat enige nadere kennisgeving is vereist, direct na afloop van de opvragingstermijn voor relevante gegevens. Het voorgaande laat onverlet dat partijen in onderling overleg afspraken kunnen maken over voortzetting van de Overeenkomst na deze periode.
18.23. Beëindiging van de Overeenkomst en/of het toepasselijke Abonnement op grond van dit Artikel 18 ziet uitsluitend op de betreffende Dataverwerkingsdienst(en) als bedoeld in Verordening (EU) 2023/2854 (Dataverordening) en laat de Overeenkomst voor wat betreft enige andere diensten volledig onverlet.
Artikel 19. Geheimhouding
19.1. Een Partij die vertrouwelijke informatie ontvangt van de andere Partij behandelt deze als strikt vertrouwelijk en gebruikt deze uitsluitend in verband met haar rechten en verplichtingen op grond van de Overeenkomst. Vertrouwelijke informatie omvat alle informatie die expliciet als zodanig is gemarkeerd, en/of waarvan de vertrouwelijke aard redelijkerwijs uit de context en context kan worden afgeleid. Abonnement Offertes en de Overeenkomst zullen te allen tijde worden beschouwd als vertrouwelijke informatie.
19.2. Partijen zorgen ervoor dat werknemers en door hen ingeschakelde derden aan wie de vertrouwelijke informatie wordt of daar anderszins toegang toe verkrijgen gebonden zijn aan geheimhoudingsverplichtingen die minstens even streng zijn als hetgeen opgenomen in dit Artikel.
19.3. De verplichting om bepaalde informatie als vertrouwelijk te behandelen is niet langer van toepassing als de ontvangende Partij kan bewijzen dat deze informatie:
a. zonder toedoen of nalatigheid van de ontvangende Partij voor het publiek beschikbaar is of wordt;
b. reeds in het bezit was van de ontvangende Partij vóór de datum waarop zij door de bekendmakende Partij werd verstrekt
c. beschikbaar is van een derde Partij zonder dat deze Partij door de verspreiding van de informatie aan de ontvangende Partij in gebreke is ten aanzien van de bekendmakende Partij op grond van een vertrouwelijkheidsclausule; of
d. door de ontvangende Partij onafhankelijk en zonder gebruikmaking van de informatie van de bekendmakende Partij is ontwikkeld.
19.4. Indien een bevoegde rechtbank of andere overheidsinstantie toegang tot vertrouwelijke informatie eist, is de ontvangende Partij gerechtigd deze toegang te verlenen. Voor zover dit krachtens het toepasselijke recht is toegestaan, neemt de ontvangende Partij echter vooraf contact op met de bekendmakende Partij, zodat de bekendmakende Partij juridische stappen kan ondernemen tegen die toegang (bijvoorbeeld een voorlopige maatregel bij een bevoegde rechtbank). De ontvangende Partij is echter nooit aansprakelijk voor het verlenen van toegang indien zij daartoe wettelijk verplicht is.
19.5. De bepalingen van dit Artikel blijven van kracht na afloop of beëindiging van de Overeenkomst, zolang de bekendmakende Partij redelijkerwijs zich redelijkerwijs kan beroepen op de vertrouwelijke aard van de betreffende informatie.
Artikel 20. Privacy
20.1. Voor zover AI Hotel in het kader van de Diensten jegens de Klant optreedt als verwerker van persoonsgegevens in de zin van de AVG, gelden daarvoor de voorwaarden uit de tussen de Partijen overeengekomen Verwerkersovereenkomst.
Artikel 21. Wijzigingen
21.1. AI Hotel heeft het recht om deze Algemene Voorwaarden tussentijds eenzijdig te wijzigen. Eventuele wijzigingen worden door AI Hotel ten minste dertig (30) dagen van tevoren aan Klant doorgegeven.
21.2. Indien een door AI Hotel aangekondigde wijziging van de Algemene Voorwaarden (de werking van) de Diensten dan wel de positie van Klant aanzienlijk negatief beïnvloedt, kan Klant de Overeenkomst opzeggen tegen en uiterlijk tot de datum waarop de wijziging van kracht wordt met inachtneming van een opzegtermijn van dertig (30) dagen.
21.3. In geval van opzegging conform het vorige lid behoudt Klant gedurende de overgangsperiode het recht om alle gegevens te exporteren in overeenstemming met Artikel 18 van deze Overeenkomst.
21.4. Wijzigingen van ondergeschikt belang, wijzigingen die noodzakelijk zijn vanwege gewijzigde wet- en regelgeving en wijzigingen die in het voordeel zijn van Klant, kunnen door AI Hotel worden te allen tijde worden doorgevoerd. Klant heeft bij dergelijke wijzigingen niet het recht om de Overeenkomst op te zeggen.
Artikel 22. Varia
22.1. Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Voor zover door regels van dwingend recht niet anders wordt voorgeschreven, zullen geschillen tussen Partijen in verband met de Overeenkomst worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland in het arrondissement waar AI Hotel gevestigd is.
22.2. Waar in de Overeenkomst sprake is van "schriftelijk" wordt daaronder mede verstaan e-mailcommunicatie mits de identiteit van de afzender en de integriteit van de inhoud voldoende kan worden vastgesteld.
22.3. De door AI Hotel vastgelegde versie van enige communicatie of informatie geldt als authentiek en beslissend, behoudens tegenbewijs door Klant.
22.4. Klant geeft AI Hotel bij voorbaat recht, zonder de uitdrukkelijke toestemming van Klant nodig te hebben, om de tussen Partijen gesloten Overeenkomst geheel, dan wel onderdelen daarvan, over te dragen aan moeder-, zuster-, en/of dochtermaatschappijen dan wel een derde partij in het geval van fusie of overname. AI Hotel zal Klant berichten indien zulk een overdracht heeft plaatsgevonden.
22.5. Indien enige bepaling uit deze Algemene Voorwaarden nietig is of wordt vernietigd, zullen de overige bepalingen van deze Algemene Voorwaarden volledig van kracht blijven en zullen Partijen in overleg treden ten einde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling in acht zal worden genomen.
